Neue Wege im Rechnungswesen – Schwerpunkt ER
Das Thema Digitalisierung ist allgegenwärtig in unserer Arbeitswelt. Gerade im Bereich Rechnungswesen bestehen viele Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu automatisieren. In dieser Ausgabe widmen wir uns den Eingangsrechnungen (ER):
Ein paar Fakten
Eine Studie von Deloitte zeigt, dass die österreichischen Unternehmen ein sehr ambivalentes Verhältnis zum Thema E-Rechnung haben. 60 % der Unternehmen digitalisieren bereits alle Papierrechnungen, aber gleichzeitig drucken 60 % der Unternehmen elektronisch einlangende Eingangsrechnungen nach wie vor aus. Nur 26 % der Befragten entsorgen den Originalbeleg nach der Digitalisierung.
Elektronischer Empfang von Rechnungen
Wer ERs bereits elektronisch empfängt, braucht diese nicht mehr zu scannen. Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein zB rechnung@ihredomain.at und bitten Sie Lieferanten um E-Rechnungen per PDF. Wenn Ihr Lieferant bereits elektronisch lesbare Informationen mit QR-Code mitschickt – umso besser!
Der klassische ER-Workflow (siehe Grafik unten):
Im digitalen Zeitalter erfolgt dieser Ablauf elektronisch.
- Erfassung: Papierbelege werden gescannt und elektronische Rechnungen archiviert. Ausdrucken würde einen Systembruch bedeuten! Besorgen Sie einen leistungsstarken Scanner (kein Flachbettscanner). Mit dem Posteingang kann bereits eine Erfassung in einem ER-Kontrollprogramm erfolgen. Sinnvoll: Mittels OCR-Erkennung und Schablonen werden Hauptlieferanten automatisch erkannt.
- Kontrolle: Hier benötigen Sie ein elektronisches ER-Kontrollsystem, das die Rechnung an den verantwortlichen Mitarbeiter zur inhaltlichen, formalen und rechnerischen Kontrolle weiterleitet.
- Freigabe: Hier kann auch eine Vorkontierung stattfinden.
- Verbuchung: Übernahme aus ER-Kontrolle oder Schnittstelle
- Bezahlung: Zahlungsfreigabe und automatischer Überweisungsfile.
ER-Kontrollprogramm
Das Programm zur ER-Kontrolle kann in Ihrer Branchensoftware integriert sein. Dann benötigt man eine Schnittstelle zur FIBU, damit die bereits digital erfassten ERs ohne Reibungsverluste übernommen werden können. Die ER-Kontrolle kann aber bereits im Rechnungswesenprogramm angesiedelt sein. Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung.
Vorsteuerabzug und gesetzliche Aufbewahrung
Für den Vorsteuerabzug ist es erforderlich, dass die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Dazu muss ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren (Workflow) eingerichtet werden, das den Zusammenhang zwischen Lieferung oder Leistung und Rechnung herstellt. Die E-Rechnung muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren vollständig reproduzierbar sein. Ist das erfüllbar, dürfen Sie die Papierbelege nach dem Scannen vernichten.