Betriebsausgaben: Was ist absetzbar?
Betriebsausgaben sind jene Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Das bedeutet: Sie müssen in einem klaren wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen. Doch was darf man tatsächlich steuerlich absetzen – und was nicht?
Grünes Licht: Eindeutige Betriebsausgaben
Beispiele unstrittiger Betriebsausgaben:
- Wareneinkauf und Materialkosten: Alles, was zur Herstellung oder zum Weiterverkauf bestimmt ist – von Rohstoffen bis zu Handelswaren
- Miet- und Pachtzahlungen für betriebliche Räumlichkeiten
- Löhne, Gehälter und Lohnnebenkosten für Mitarbeiter
- Eigene Sozialversicherung (SVS)
- Reisekosten, sofern nahezu ausschließlich betrieblich veranlasst (z.B. Kundentermine, Messen)
- Fort- und Weiterbildungskosten, die in direktem Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen
- Telefon-, Internet- und Bürokosten
- Beratungskosten, z.B. für Steuer- oder Rechtsberatung
- Arbeitsmittel: Computer, Fachliteratur,
Werkzeuge – sofern nahezu ausschließlich betrieblich genutzt –
in Form von: - Absetzung für Abnutzung (AfA) für betrieblich genutzte Anlagegüter oder
- Sofortabsetzung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) bis 1.000 €
- Betriebsbezogene Steuern und Abgaben (z.B. Kommunalsteuer, Grundsteuer) – aber nicht die Einkommensteuer
- Beiträge zu Berufsverbänden und Kammern
- Zinsen für betriebliche Kredite
Rotes Licht: Nicht absetzbare Ausgaben
Privat veranlasste Ausgaben sind nicht absetzbar, auch nicht anteilig, selbst bei beruflicher Nutzung. Auch gesetzlich oder durch Rechtsprechung ausdrücklich ausgeschlossene Kosten sind nicht abzugsfähig. Beispiele:
- Haushalts- und Lebenshaltungskosten: normale Privatkleidung, Miete der Privatwohnung, Lebensmittel
- Erholungsaufwendungen: Urlaube, Wochenendausflüge
- Freizeitgestaltung: Sport, Hobbys, kulturelle Veranstaltungen, allgemeine Gesundheitsvorsorge
- Gegenstände des höchstpersönlichen Gebrauchs: Brille, Uhr, Hörgeräte
- Strafen: z.B. Verkehrsdelikt
- Luxus- und Repräsentationsausgaben
Gelbes Licht: Kritische oder teilbare Ausgaben
Diese Ausgabenkategorien werden vom Finanzamt besonders genau geprüft:
- Bewirtungskosten: Zu 50 % absetzbar – aber nur bei klarer betrieblicher Veranlassung und Nachweisbarkeit (z.B. Geschäftsessen mit Kunden)
- Geschenke: unproblematisch nur mit Logo, Nachweis der Werbung und
bis 40 € - Aufteilbare Aufwendungen: Wenn betrieblich und privat klar trennbar, ist eine Aufteilung zulässig – etwa bei Kfz oder Gebäuden (nach Km bzw. Quadratmetern)
- Familienheimfahrten und doppelte Haushaltsführung: Nur unter strengen Voraussetzungen absetzbar
Strafen vermeiden
Wer in seiner Steuererklärung nicht abziehbare Ausgaben absetzt, riskiert Strafen wegen Steuerhinterziehung. Strittige Ausgaben, die auf einer vertretbaren Rechtsansicht beruhen, sollten nachvollziehbar offengelegt werden – etwa in einer Beilage zur Steuererklärung.
Tipp: Ausgaben-ABC
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