Wer Eingangsrechnungen noch physisch im Büro herumschwirren lässt, sollte über einen papierlosen Workflow nachdenken. Wir zeigen Ihnen wie es geht:
| mit Papier | papierlos | |
| Eingang (per Post, Fax, Email, Download) |
Eingangsstempel, Ausdruck bzw. Kopie Rechnungen | Scan bzw. Abspeichern |
| Erfassung | Postbuch, ER-Mappe | Eingangsrechnungsprogramm (Datenerkennung mittels QU-Code oder OCR-Erkennung) |
| Prüfung (formell und inhaltlich) |
Papierrechnung wird verteilt an Prüfer | automatische Zuweisung zu Prüfer |
| Freigabe | Warten auf Rückgabe mit Freigabe | Freigabe und automatische Weiterleitung |
| Verbuchung | Ordner an Steuerberater | Automatische Weiterleitung, Buchungsvorschlag mit KI (Künstliche Intelligenz) |
| Archivierung | Ordner wieder zurück, 7 Jahre Aufbewahrung | Automatische Archivierung in elektronischem Archiv |
| Bezahlung | Manuelle Überweisung in Online-Banking | Generierung Zahlungsvorschlag für Online-Banking |
| Verbuchung Zahlung | mit der Bank im nächsten Buchungszyklus | automatische Rückverbuchung |
*** Bei Spalte mit Papier Icon „Blitz“, papierlos mit Icon „Hakerl“ oder ähnlichem ***
Welcher Anbieter? Die eigene Branchensoftware oder Warenwirtschaft deckt oft auch den ER-Bereich mit ab. Auch allgemeine ERP-Systeme beinhalten ER-Module. Sprechen Sie mit uns: Wir beraten Sie gerne betreffend Auswahl und Schnittstellen.