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International
15. März 2022

Remote Work wird immer wichtiger

Die globale Gesundheitskrise und der rasante Fortschritt im Bereich Technologie und Digitalisierung haben zu einem starken Anstieg von Remote Working geführt. Arbeitgeber sind aufgrund des wachsenden Fachkräftemangels gezwungen, sich auf neue Arbeitsmodelle einzulassen.

Modell 1: Foreign Local Hire

Ein österreichisches Unternehmen beschäftigt einen Mitarbeiter, der ab Dienstvertragsbeginn in seinem Ansässigkeitsland via Remote arbeitet; häufig in der IT-Branche anzutreffen. Alternativen können sein, eine Beschäftigung als „Freelancer“ oder via Arbeitskräfteüberlassung.

Modell 2: Cross-Border Home-Office

Hier arbeitet der Mitarbeiter im Home-Office über die Grenze. 100% im Home-Office bedeutet, de facto „foreign-local-hire“. Üblich sind jedoch 1 bis 2 Tage pro Woche.

Modell 3: Virtuelle Entsendung

Ein Mitarbeiter arbeitet im Rahmen seines bestehenden Arbeitsvertrages beim inländischen Arbeitgeber für ein ausländisches (Konzern)Unternehmen.

Modell 4: Workation

Ein Mitarbeiter verlagert temporär seinen Arbeitsort ins Ausland. Zumeist auf Initiative des Mitarbeiters und mit Urlaubszweck oder familiären Gründen verbunden.

Betriebsstättenrisiko

Viele Arbeitgeber scheuen aufgrund hoher Compliance-Pflichten (Registrierung, Steuererklärung usw.) Remote-Working. Der Vorteil der oft niedrigeren Steuern im Ausland wird von Compliance-Kosten aufgebraucht.

Geprüft wird anhand des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens der zeitliche (länger als sechs Monate kritisch) und der geographische Faktor. Bei einem „festen“ Standort ist zumeist eine Betriebsstätte gegeben (z.B. Anmietung eines Büros durch Arbeitgeber).

Bei einem reinen Home-Office (HO) sind Art und Umfang der HO-Tätigkeit ausschlaggebend. Über 50 % im HO, bedeutet zumeist eine Betriebsstätte. Dies sieht auch die österreichische Finanz so. Eine Hilfstätigkeit (Marketing, Assistenz, Einkaufstätigkeit) führt zu keiner Betriebsstätte; dagegen ist eine Kerntätigkeit immer kritisch.

Lohnsteuerrisiko

Die Pflicht Lohnsteuer im Dienstnehmerstaat einzubehalten ist länderspezifisch geregelt und knüpft zumeist an eine Betriebsstätte. Man kann die Steuerabfuhr auf den Dienstnehmer übertragen, allerdings hat dies keine Bindungswirkung gegenüber der Behörde.

Einzelne Arbeitstage (Schulung, Reporting usw.) des Mitarbeiters im Arbeitgeberstaat führen zu einer sofortigen Lohnsteuerpflicht im Arbeitgeberstaat. Tipp: bereits im Dienstvertrag eine maximale Tagesanzahl festlegen.

Sozialversicherung

Die Sozialversicherungspflicht besteht grundsätzlich im Tätigkeitsstaat und es gilt im EWR/EU-Raum der Grundsatz der Einmalversicherung. Die Zuständigkeit ist in einer umfassenden Verordnung (883/2004) geregelt. In der Regel besteht eine Registrierungspflicht des Arbeitgebers im Dienstnehmerstaat. Bei „Workation“ (Modell 4) ist eine private Krankenversicherung am Arbeitsort zu empfehlen.

Resümee:

Bei jeder Konstellation sind die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen zu prüfen; und zwar auf Ebene des Unternehmens und des Mitarbeiters. Compliance-Richtlinien und schriftliche Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter schaffen Klarheit.

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